Plantilla de Excel gratis para planificar el mantenimiento de maquinaria (2026)

Empieza por el inventario y continúa con la planificación y el registro de cada intervención para que el cuadro de mando pueda reunir los datos.

1. Abre Instrucciones y revisa el orden recomendado, los colores y la diferencia entre celdas editables y calculadas.
2. En Maquinaria, introduce una máquina por fila y completa el código interno, nombre, tipo, ubicación, responsable, estado, criticidad, fechas, horas actuales y observaciones.
3. En Plan y partes, selecciona el ID Máquina, describe la tarea y completa el tipo de frecuencia, la periodicidad, la unidad y la última realización.
4. Asigna el responsable, el nivel de riesgo y si el equipo parado es Sí o No. La próxima fecha se calcula cuando los datos de frecuencia permiten hacerlo.
5. Cuando ejecutes la intervención, registra la Fecha real, las horas de trabajo y el coste de materiales. La fecha real hace que el estado pase a Realizada y el coste total combina mano de obra estimada y materiales.
6. Consulta Cuadro de mando para revisar tareas por estado, cumplimiento preventivo, coste acumulado y costes mensuales.

Antes de dar el registro por terminado, comprueba que el ID de máquina, las fechas, la unidad de periodicidad y los importes corresponden a la intervención real.

Completa primero la hoja Maquinaria

La hoja Maquinaria es el punto de partida. Cada fila reúne los datos que identifican el equipo y su situación: desde el nombre y la ubicación hasta la criticidad, las horas actuales y las fechas de revisión.

Los campos de tipo de máquina, ubicación, estado, criticidad y unidad de uso tienen listas disponibles. También hay controles para introducir números y fechas en los campos correspondientes.

Comprueba las fechas de revisión

La columna Días hasta revisión compara la próxima revisión con la fecha actual. El Estado de revisión puede mostrar Sin fecha, Vencida, Próxima o Vigente según la fecha y el parámetro de aviso del cuadro de mando.

Por ejemplo, si una máquina no tiene próxima revisión, el resultado no se interpreta como vigente: aparece como Sin fecha y necesita que completes el dato.

Indicadores globales

El Cuadro de mando reúne el total de máquinas, las máquinas activas, las tareas definidas y las tareas separadas por estado. También muestra el cumplimiento preventivo y el coste acumulado registrado en los partes.

El cumplimiento preventivo se obtiene al comparar las tareas realizadas con las tareas definidas. Por eso conviene mantener actualizada la fecha real de cada intervención.

Costes por estado y por mes

El cuadro incluye un recuento de tareas Realizada, Próxima, Vencida y Programada. También calcula los costes mensuales a partir de las fechas reales y de los costes totales de Plan y partes.

Los costes de los meses consultados son resultados agrupados por periodo, no una previsión de gasto futuro. El importe de cada parte procede de las horas de trabajo multiplicadas por la tarifa estándar y del coste de materiales.

Revisa los campos que intervienen en las fechas

La Próxima fecha calculada queda vacía cuando faltan datos necesarios o cuando la tarea usa una unidad de contador que esta fórmula no calcula. Si la tarea depende de días, semanas, meses o años, la periodicidad y la última realización deben estar correctamente cumplimentadas.

Una tarea sin próxima fecha puede terminar apareciendo como Sin fecha en el estado actual. No la confundas con una tarea programada para una fecha posterior.

Comprueba la relación entre máquina y parte

El nombre de máquina se obtiene a partir del ID seleccionado. Si el ID no corresponde con el inventario, el nombre no se recuperará correctamente y el parte perderá su relación con el equipo.

• Verifica que el ID Máquina procede de la lista vinculada al inventario.
• Usa una unidad coherente con la periodicidad de la tarea.
• Introduce importes y horas como valores numéricos para que el coste total pueda calcularse.

Ajusta los parámetros editables

En el cuadro de mando puedes cambiar la Tarifa estándar por hora, los Días de aviso preventivo y el Umbral de coste destacado. Estos valores afectan a los cálculos y a la lectura visual preparada en el libro.

También puedes sustituir los datos de ejemplo por los de tu empresa y completar las listas disponibles cuando el valor que necesitas ya está contemplado en ellas. Conserva las fórmulas, las columnas y la estructura preparada.

Elige una frecuencia de revisión adecuada

La revisión del libro debe adaptarse al ritmo de movimientos de tu maquinaria. El mapa de la plantilla recomienda revisar semanalmente las tareas vencidas y próximas, pero la frecuencia práctica puede depender de la cantidad de intervenciones que registres.

El archivo sirve para organizar y seguir la información. No sustituye la evaluación de riesgos, los manuales del fabricante, las inspecciones reglamentarias ni la normativa aplicable; si necesitas integraciones, automatizaciones o un sistema documental más amplio, tendrás que recurrir a otra herramienta.