Plantilla de Excel gratis para controlar albaranes recibidos (2026)

El uso parte del alta de proveedores y continúa con el registro individual de cada albarán recibido.

1. Completa la hoja Proveedores con el nombre del proveedor y sus datos, incluido el NIF/CIF. Indica también si está activo con Sí o No.
2. Ve a Albaranes y registra una entrega por fila entre las filas 4 y 40. Introduce la fecha de recepción, el proveedor, el número de albarán y los demás datos disponibles.
3. Selecciona o escribe el estado, centro de coste, porcentaje de IVA e incidencia que correspondan. Las listas muestran opciones orientativas, pero permiten aceptar otros valores.
4. Anota la base imponible para que se calculen la cuota de IVA y el total del albarán. Cuando recibas la factura, añade su número y su importe total.
5. Revisa los campos calculados de NIF/CIF, Diferencia y Días Pendiente, y utiliza el filtro de la tabla si necesitas acotar los registros visibles.
6. Consulta Resumen para revisar indicadores, la distribución por estado y los importes pendientes mostrados por proveedor.

Antes de cerrar una revisión, comprueba que el nombre escrito en Proveedor coincide exactamente con el registrado en la hoja Proveedores; de ello depende que aparezca el NIF/CIF recuperado.

El nombre del proveedor conecta ambas hojas

La recuperación del NIF/CIF en Albaranes se realiza mediante una búsqueda en las columnas de proveedor y NIF/CIF de la hoja Proveedores. La coincidencia debe ser exacta: si el texto no coincide, el campo recuperado queda vacío.

La búsqueda consulta el rango A4:B50. Aunque la tabla de proveedores está preparada para introducir datos hasta la fila 49, conviene mantener cada proveedor en ese espacio previsto.

Un ejemplo de coincidencia exacta

Si registras un proveedor en Proveedores y después lo escribes de la misma forma en la columna Proveedor de Albaranes, el archivo puede recuperar su NIF/CIF. Si añades, eliminas o cambias parte del nombre en el registro del albarán, no encontrará esa coincidencia.

Qué significa la opción Activo

El campo Activo dispone de las opciones Sí y No, además de permitir la celda vacía. Puedes usarlo para dejar señalado el estado que quieras mantener para cada proveedor, sin que esa selección cambie por sí sola los cálculos del registro.

Indicadores vinculados al registro

Resumen cuenta los números de albarán informados y muestra los albaranes pendientes de factura, las incidencias registradas y los albaranes vencidos. Para este último indicador, se cuentan las filas con estado Pendiente de factura y más de 30 días pendientes.

También calcula el importe pendiente de facturar sumando el Total Albarán de las filas cuyo estado es Pendiente de factura.

Lectura de los gráficos

El gráfico circular representa la distribución entre los seis estados fijos de la tabla de recuento. Puede servir para ver cómo se reparten los registros entre Pendiente de revisión, Pendiente de factura, Facturado, Contabilizado, Rechazado y Con incidencia.

El gráfico de barras muestra importes pendientes por proveedor, pero se basa únicamente en ocho proveedores fijos vinculados a Proveedores A4:A11. No incorpora de forma automática todos los proveedores que se añadan al maestro.

La etiqueta de importe facturado

El indicador llamado Importe total facturado (2026) suma el Total Factura de los registros con estado Facturado o Contabilizado. La fórmula no aplica una condición de fecha ni de año, por lo que el nombre del indicador no limita el resultado a operaciones de 2026.

Números repetidos sin bloqueo automático

La plantilla no comprueba si un Nº Albarán, un Nº Factura, un proveedor o un NIF/CIF ya existe. Por ello, un documento duplicado puede quedar registrado dos veces y afectar a recuentos e importes del resumen.

Usa el autofiltro de Albaranes para revisar números de albarán o de factura antes de incorporar un nuevo registro cuando necesites comprobar repeticiones.

Una diferencia no explica su causa

El formato condicional marca en rojo una Diferencia distinta de cero y en verde una diferencia igual a cero. Ese aviso compara los dos totales disponibles, pero no identifica si el origen está en la factura, la base imponible, el IVA u otro dato introducido.

Estados e incidencias requieren revisión manual

• Un valor de Estado distinto de las opciones mostradas puede aceptarse, porque la lista solo emite un aviso informativo.
• El color de Incidencia aparece cuando el campo no está vacío y no contiene exactamente Sin incidencia.
• Los colores del Estado no cambian el estado del albarán ni actualizan datos por sí mismos.

Elige una frecuencia acorde a tus movimientos

La frecuencia de revisión depende del ritmo al que recibas albaranes y facturas. Puedes consultar el registro tras incorporar nuevas entregas o agrupar la revisión cuando haya menos movimiento, prestando atención a los pendientes y a las incidencias anotadas.

Personalizaciones que no afectan a los cálculos

Es seguro completar o actualizar los valores de proveedores dentro de su tabla y usar las opciones disponibles en las listas de Estado, Centro de Coste, Incidencia y porcentaje de IVA. Estas listas admiten otros valores, aunque los avisos de color se basan en textos y condiciones concretos.

Conserva las fórmulas, las columnas y la estructura de las filas preparadas para no alterar los cálculos ni los indicadores.

Cuándo necesitas ampliar el sistema

El archivo está preparado hasta la fila 40 de Albaranes y no incorpora fórmulas, validaciones ni resumen para filas posteriores. Si necesitas registrar más de 37 albaranes o que el análisis por proveedor incluya automáticamente más referencias, conviene utilizar una herramienta preparada para ese volumen o ampliar el diseño con conocimientos de Excel.