Plantilla de Excel gratis para controlar inventario de oficina y papelería (2026)

Sigue el orden de las hojas para que los códigos, los movimientos y los resúmenes queden relacionados.

1. Consulta la hoja Instrucciones para revisar las indicaciones incluidas sobre altas, movimientos y estados.
2. En Inventario, crea o completa cada referencia con su código, descripción, categoría, unidad de medida, ubicación y proveedor habitual.
3. Indica para cada artículo el stock inicial, los niveles mínimo y máximo cuando correspondan, el coste unitario sin IVA, el IVA aplicable y el estado del artículo.
4. Registra en Movimientos la fecha, el tipo, el código, la cantidad, el coste unitario sin IVA, el responsable o departamento y las observaciones necesarias.
5. Abre el Panel de control para consultar las tarjetas, la tabla de revisión y los gráficos generados a partir de Inventario y Movimientos.

Antes de cerrar el archivo, revisa con los filtros las filas que tengan datos pendientes y confirma que cada movimiento utiliza el código correcto.

El código es el vínculo entre las dos hojas

El cálculo de existencias se realiza por código de artículo. Por ello, conviene dar de alta primero la referencia en Inventario y utilizar después ese mismo código al registrar una operación en Movimientos.

La descripción de Movimientos se obtiene mediante una búsqueda exacta en los códigos de Inventario. Si el código anotado no se encuentra en el rango preparado, la celda de descripción muestra “No encontrado”.

Qué ocurre con un código repetido

La columna de código de Inventario muestra un aviso visual cuando detecta un código no vacío repetido. Este aviso no impide guardar el dato, por lo que debes corregirlo manualmente si se trata de la misma referencia.

Por ejemplo, si una referencia ya está dada de alta y vuelves a escribir su código en otra fila, el formato condicional señalará la duplicidad. Revisa cuál de las dos filas debe conservarse antes de continuar registrando movimientos.

Estado calculado de cada referencia

La columna Estado de stock clasifica cada artículo según su stock actual y los límites que hayas informado. Muestra “Agotado” cuando el stock es igual o inferior a 0, y “Stock bajo” cuando no está agotado pero queda en el mínimo o por debajo de él.

Si has indicado un stock máximo y el stock actual alcanza o supera ese valor, aparece “Exceso de stock”. En los demás casos, el estado es “Stock correcto”.

Valor que aparece en el libro

El valor actual sin IVA se obtiene multiplicando el stock actual por el coste unitario sin IVA guardado en Inventario. El valor con IVA añade el porcentaje de IVA indicado para esa referencia.

El coste utilizado para esta valoración es el de Inventario, no el coste unitario escrito en cada movimiento. Tenlo en cuenta al interpretar el valor total mostrado en el panel.

Resumen visual del Panel de control

El gráfico de columnas reúne el valor sin IVA de ocho categorías fijas. El gráfico circular muestra el recuento de referencias en los cuatro estados de stock calculados.

Cantidades y tipos con sentido contrario

La cantidad de un movimiento debe ser estrictamente superior a 0. El efecto sobre el stock depende del tipo elegido: Entrada, Devolución y Ajuste positivo suman unidades; Salida y Ajuste negativo las restan.

Una salida registrada como entrada aumentaría el stock en lugar de reducirlo. Revisa especialmente el tipo de movimiento cuando el resultado calculado no coincida con las existencias esperadas.

Fechas y último movimiento

La fecha de último movimiento se obtiene tomando la fecha máxima registrada para cada código. La fórmula no comprueba el tipo de movimiento ni verifica si en esa fila se han completado cantidad u otros campos.

Por ese motivo, una fecha introducida para un código puede aparecer como último movimiento aunque el resto de datos de esa fila estén incompletos. Completa cada registro de forma coherente para que esta referencia temporal sea útil.

Campos numéricos preparados

• El stock inicial, mínimo, máximo y el coste unitario sin IVA admiten valores iguales o superiores a 0.
• La cantidad de cada movimiento debe ser mayor que 0.
• Las validaciones permiten dejar las celdas vacías, por lo que conviene revisar los datos esenciales antes de interpretar los resultados.

Para cerrar esa revisión con datos completos, también conviene registrar los albaranes recibidos en una hoja de control de entradas.

Revisa según el ritmo de movimientos

La frecuencia de revisión depende de la frecuencia con la que se entreguen, repongan o ajusten artículos. Si hay cambios frecuentes, consulta el panel y los estados con más regularidad; si los movimientos son ocasionales, adapta la revisión a ese ritmo.

Los filtros automáticos de Inventario y Movimientos ayudan a localizar registros dentro de los rangos preparados de cada hoja.

Rangos que ya incluyen fórmulas

Inventario tiene fórmulas preparadas entre las filas 6 y 25. Las referencias creadas fuera de ese intervalo no reciben automáticamente el cálculo de stock, valoración, último movimiento ni estado.

Movimientos tiene fórmulas y validaciones preparadas entre las filas 6 y 30. En filas posteriores, si necesitas descripción e importe sin IVA, deberás introducirlos o copiar sus fórmulas.

Cuándo valorar otra herramienta

Esta plantilla está preparada para las filas y los rangos indicados en el libro. Si necesitas gestionar más referencias o movimientos de los que cubre su estructura preparada, conviene valorar una herramienta que se ajuste a ese volumen.

La tabla de revisión del panel tampoco selecciona automáticamente los artículos con incidencias: solo enlaza con las filas 6 a 15 de Inventario.

La tabla de revisión del panel tampoco selecciona automáticamente los artículos con incidencias: solo enlaza con las filas 6 a 15 de Inventario, por lo que un control de existencias resulta más adecuado cuando ya no basta con ese rango fijo.