Plantilla de Excel gratis para controlar facturas emitidas y recibidas (2026)

Empieza por configurar las listas y después registra cada factura en la hoja que corresponda. Los campos de cálculo muestran los resultados a partir de los datos introducidos.

1. Abre Listas y completa los datos de empresa, como el nombre, el NIF/CIF y el ejercicio. Revisa también las series, los tipos de IVA, los tipos de retención y las opciones disponibles.
2. En Facturas Emitidas, registra el número de factura, la serie, el cliente, su NIF/CIF, el concepto, las fechas, la base imponible, el tipo de IVA, el tipo de retención y el importe cobrado.
3. En Facturas Recibidas, introduce los datos equivalentes de cada proveedor y actualiza el importe pagado cuando corresponda.
4. Consulta los campos calculados de cuota de IVA, retención, total de factura y cantidad pendiente. No sobrescribas las celdas grises que contienen cálculos automáticos.
5. Vuelve a Inicio para consultar los totales, los importes pendientes, los vencimientos y el resumen por periodos.

Como revisión final, comprueba que cada factura tiene número, fecha de vencimiento e importe cobrado o pagado actualizado; si falta la fecha de vencimiento, el estado puede mostrar «Revisar vencimiento».

Configura primero los valores de referencia

La hoja Listas centraliza valores que después se utilizan en las hojas de facturas. Ahí puedes revisar los datos de empresa, las series, los tipos de IVA, los tipos de retención y otras opciones disponibles.

Por ejemplo, si una factura utiliza una serie concreta, selecciónala desde la lista de series en lugar de escribir una variante distinta. Así mantienes un criterio uniforme en los registros.

Separa ventas y compras

Las facturas que emites se registran en Facturas Emitidas y las que recibes, en Facturas Recibidas. La estructura es parecida, pero cambia el seguimiento del dinero: cobro para las primeras y pago para las segundas.

Totales generales y saldos pendientes

La hoja Inicio resume el número y el importe total de las facturas emitidas y recibidas. También separa el importe cobrado o pagado del pendiente de cobro o de pago.

El importe pendiente se obtiene a partir del total de la factura y del importe cobrado o pagado que hayas registrado. Por eso, el resumen depende de que esos movimientos estén actualizados.

Vencimientos y periodos

El resumen incluye el importe y el número de facturas vencidas, además de una consulta mensual basada en las fechas configuradas en Listas. Los gráficos de Inicio representan parte de estos datos resumidos; no sustituyen la revisión del registro individual.

Comprueba fechas e importes

Las hojas de facturas incluyen controles para las fechas de emisión o factura y de vencimiento, así como para la base imponible y los importes cobrados o pagados. Si dejas una fecha de vencimiento vacía, el estado calculado indica «Revisar vencimiento».

También conviene comprobar que el importe cobrado o pagado no supera el total de la factura. La plantilla incorpora una validación para ese campo; si aparece un aviso, revisa el dato introducido y el total calculado.

Revisa los estados parciales

• Pendiente indica que todavía queda saldo y no se ha marcado como vencido.
• Cobro parcial o Pago parcial identifica una factura con un importe ya registrado, pero con saldo restante.
• Vencida y sus variantes señalan que queda importe pendiente después de la fecha de vencimiento.

Adapta las listas sin tocar la estructura

Puedes personalizar valores de la hoja Listas, como los datos de empresa, las series, los tipos de IVA y los tipos de retención disponibles. Conserva las fórmulas, las columnas y la estructura preparada para que los cálculos sigan funcionando.

Elige una frecuencia de revisión adecuada

La frecuencia depende del ritmo con el que emitas, recibas y cobres o pagues facturas. Si hay movimientos frecuentes, actualiza los importes con mayor regularidad; si son ocasionales, revisa el libro cada vez que registres una factura o un movimiento.

Este archivo sirve para organizar el seguimiento en Excel, pero no sustituye una herramienta contable o de gestión cuando necesitas integraciones, automatizaciones, más registros o procesos que no están incluidos en la plantilla.