Plantilla de Excel gratis para controlar gastos de obra (2026)

Configura primero los datos generales y después completa el presupuesto antes de registrar los gastos. El código de partida es el vínculo que permite trasladar los importes al seguimiento económico.

1. Abre Configuración y completa los datos amarillos, como el nombre y el código de la obra, el cliente o promotor, el contratista principal y la ubicación.
2. Revisa en Configuración las listas de capítulos, tipos de gasto, estados, formas de pago y unidades. Si necesitas ajustar valores, hazlo en las listas preparadas para ese fin.
3. En Presupuesto, introduce el código de partida, la descripción, la unidad, la cantidad presupuestada, el precio unitario y las modificaciones aprobadas. El archivo calcula el presupuesto inicial y el vigente.
4. En Gastos, registra cada factura, ticket o gasto en una fila. Completa la fecha, el proveedor, el código de partida, el tipo de gasto, la base imponible, el porcentaje de IVA, los importes pagados, el estado y las fechas disponibles.
5. Comprueba que el código de partida usado en Gastos coincide con el de Presupuesto. De esta forma, el gasto registrado y los pagos se asignan a la partida adecuada.
6. Consulta Resumen para revisar el presupuesto vigente, el gasto registrado, lo pagado, lo pendiente, la previsión final, la desviación y el seguimiento mensual.

Como revisión final, comprueba que los gastos anulados no se están contando, que los importes pagados son correctos y que las facturas pendientes conservan su estado y fecha de vencimiento.

Empieza por los datos generales

La hoja Configuración reúne la identificación básica de la obra y las listas que después aparecen en otras hojas. Completa primero los datos amarillos y revisa que los capítulos y unidades disponibles respondan a la forma en que has organizado el presupuesto.

Usa un código común

Cada partida del presupuesto tiene un código de partida. Ese mismo código se registra en Gastos para que las fórmulas agrupen el importe en la partida correspondiente.

Por ejemplo, un gasto asociado al código 03-001 queda vinculado a la partida de cimentación que utilice ese código. No basta con escribir un nombre parecido: la relación depende del código.

Compara presupuesto y gasto

En Resumen puedes consultar el presupuesto vigente, el gasto registrado, el importe pagado, el pendiente de pago y la previsión final. También aparecen la desviación absoluta, la desviación porcentual y la ejecución presupuestaria.

Lee el estado económico

El campo Estado económico clasifica la situación como «Sin presupuesto», «Dentro de presupuesto», «Sobre presupuesto» o «Desviación elevada», según los datos y el umbral configurado.

Observa la evolución

El resumen incluye una evolución mensual de gasto y pagos, una comparación de presupuesto y gasto por capítulo y un desglose del gasto por tipo. Los gráficos se alimentan de esos bloques de datos del resumen.

Revisa los campos que alimentan los cálculos

En Gastos, la base imponible y el porcentaje de IVA determinan el importe de IVA y el importe total. El importe pagado se compara con el total para calcular el importe pendiente.

• Un código de partida incorrecto separa el gasto de su presupuesto.
• Un porcentaje de IVA vacío se trata como cero en el cálculo del IVA.
• Un importe pagado incompleto deja una cantidad pendiente.
• El estado «Anulado» excluye el gasto de las sumas principales.

Comprueba las fechas

Las fechas de factura, pago y vencimiento deben corresponder al documento que estás registrando. Una fecha de vencimiento anterior a la fecha actual, junto con un importe pendiente y un gasto no anulado, se cuenta entre los vencidos no pagados.

Elige una frecuencia constante

La frecuencia de registro depende del ritmo de facturas, tickets y pagos de la obra. Lo importante es incorporar cada movimiento en una fila de Gastos y actualizar el importe pagado cuando se produzca el pago.

Personaliza las listas preparadas

Puedes ajustar los valores de configuración destinados a la obra, como los datos generales y las listas de capítulos, tipos de gasto, estados, formas de pago y unidades. Conserva las fórmulas y la estructura preparada para que el resumen siga recibiendo los datos.

Conoce sus límites

El libro está pensado para introducir y revisar datos en sus cuatro hojas. No incluye macros ni automatizaciones externas; si necesitas integraciones, gestión documental o un sistema multiobra, tendrás que valorar otra herramienta.