Plantilla de Excel gratis para registrar entradas y salidas del personal (2026)

Prepara el libro siguiendo el orden de sus hojas. Las celdas calculadas completan los datos relacionados, por lo que conviene conservar las columnas y tablas preparadas.

1. Abre Instrucciones y completa la configuración general, incluido el periodo del resumen, la jornada diaria prevista, la pausa no computable y las opciones sobre horas extra y turnos nocturnos.
2. En Empleados, registra el ID, nombre, apellidos, DNI/NIE, departamento, puesto, centro de trabajo, tipo de jornada, horas diarias, días semanales, fechas y estado. El nombre completo se genera a partir del nombre y los apellidos.
3. En Registro diario, crea una fila por jornada e introduce la fecha, el ID de empleado, la modalidad, las horas de entrada y salida y los minutos de pausa. Puedes usar un segundo tramo cuando la jornada lo necesite.
4. Comprueba las columnas calculadas de Registro diario: empleado, departamento, horas trabajadas, jornada prevista, diferencia, horas extra y estado del registro.
5. Consulta Resumen mensual para revisar los totales del periodo y la información agrupada por empleado. En la sección de incidencias, completa el seguimiento de los casos que requieran revisión.

Como revisión final, comprueba que cada fila tenga fecha, ID de empleado y los tramos horarios necesarios, y que el periodo de Instrucciones incluya las fechas que quieres analizar.

Configura primero el periodo

La hoja Instrucciones contiene las fechas de inicio y fin que utiliza el resumen mensual. También permite indicar el mes de trabajo, la jornada diaria prevista, los minutos de pausa no computable y si el exceso debe considerarse como horas extra.

Estas opciones influyen en la lectura de las horas y en los totales. Por ejemplo, la opción de permitir turnos nocturnos determina cómo se tratan las horas de salida anteriores a una entrada.

Prepara la lista de empleados

En Empleados, cada persona necesita un ID que después se selecciona en el registro diario. El nombre completo se obtiene de los campos Nombre y Apellidos, mientras que el departamento y la jornada prevista se recuperan desde esta hoja.

Un ejemplo de puesta en marcha es completar primero un empleado con su ID, horas de jornada diaria y estado, y utilizar después ese mismo ID en una fila de Registro diario. Así se puede comprobar que los datos relacionados aparecen correctamente.

Indicadores generales del periodo

La parte superior de Resumen mensual reúne las horas trabajadas, la jornada prevista, las horas extra, los registros pendientes, las incidencias y el número de empleados activos. Son totales calculados con los datos del periodo configurado.

No representan necesariamente la situación de todo el año: el resultado depende de las fechas de inicio y fin que figuren en Instrucciones.

Lectura por empleado

La tabla detallada muestra días registrados, días completos, días pendientes, días con incidencia, horas trabajadas, jornada prevista, diferencia acumulada, horas extra y registros de ausencia.

La diferencia acumulada compara las horas trabajadas con la jornada prevista en las filas incluidas. La gráfica disponible representa las horas trabajadas por empleado y acompaña a esta lectura, sin sustituir la revisión de los registros diarios.

Estados que requieren atención

El campo Estado registro ayuda a localizar filas que no están listas para cerrar el control. Pendiente indica que falta una fecha, una entrada, una salida o un ID de empleado; Revisar aparece cuando no se ha podido relacionar correctamente el empleado.

• Revisa una fila Pendiente comprobando fecha, ID y horas.
• Comprueba la modalidad y los minutos de pausa cuando el resultado de horas no encaje.
• Consulta la sección de incidencias si el registro aparece como Incidencia.

Seguimiento separado de cada caso

En la parte inferior de Resumen mensual puedes documentar el tipo de incidencia, su descripción, la acción correctiva, la persona responsable, el estado, la fecha de resolución y las observaciones.

Por ejemplo, una falta de salida puede quedar como incidencia abierta con una acción correctiva pendiente. El registro diario seguirá mostrando el estado relacionado hasta que se revise la información.

Adapta los valores sin alterar la estructura

Personaliza los datos de empresa, el responsable, el periodo, las opciones de configuración y la información de las personas trabajadoras. En Registro diario también puedes elegir modalidades como Presencial, Teletrabajo, Mixta, Desplazamiento u Otra.

Conserva las fórmulas, las columnas calculadas y las tablas preparadas. Las listas y validaciones ayudan a introducir fechas, horas, pausas, estados y modalidades dentro de los valores previstos.

Establece una rutina adecuada

La frecuencia de revisión depende del ritmo con el que se registren las jornadas. Si anotas los datos cada día, puedes revisar las filas pendientes e incidencias con esa misma frecuencia; para un control menos frecuente, conviene comprobar el conjunto antes de consultar el resumen.

Límites del archivo

La plantilla está preparada para trabajar con las filas y rangos incluidos en el libro. Si necesitas más capacidad, integraciones, automatizaciones o una gestión distinta de turnos y registros, tendrás que valorar otra herramienta o una adaptación técnica específica.