Plantilla de Excel gratis para calcular y controlar vacaciones (2026)

Empieza por la configuración general y continúa con los empleados y sus solicitudes. El resumen recoge después la información relacionada mediante el ID de empleado.

1. En Configuración, completa el año de cálculo, la empresa, el sistema de cómputo, los días anuales, el método de devengo y el redondeo.
2. Revisa la tabla de festivos de esa misma hoja. Introduce las fechas, su descripción y el ámbito aplicable al centro de trabajo.
3. En Gestión, sustituye los registros de ejemplo por los empleados reales. Completa el ID, nombre, fechas de alta o baja, tipo de jornada, porcentaje de jornada y, cuando corresponda, los días anuales específicos.
4. Registra las solicitudes con el ID del empleado, las fechas, el tipo de ausencia y el estado. Para descontar vacaciones, el tipo debe ser Vacaciones y el estado debe ser Aprobada.
5. Consulta Resumen para revisar días generados, solicitados, aprobados, saldo pendiente, porcentaje disfrutado, estado y exceso.

Como revisión final, comprueba que cada registro muestra OK en Validación registro y que no quedan avisos como REVISAR, SOLAPAMIENTO, FUERA DE AÑO o EMPLEADO NO ENCONTRADO.

Define los criterios de cálculo

La hoja Configuración concentra los valores que afectan a los saldos. Puedes seleccionar días naturales o laborables, indicar si el devengo es anual completo, proporcional por meses o proporcional por días, y elegir el criterio de redondeo disponible.

También puedes establecer un valor general de días anuales y sustituirlo para una persona concreta desde el campo Días anuales específicos de Gestión.

Revisa los festivos y los días laborables

El calendario operativo genera las fechas del año y muestra el día de la semana, si una fecha es festiva y si se considera laborable según la configuración. La tabla de festivos incluye ejemplos que debes revisar y sustituir por los que correspondan a tu centro de trabajo.

Por ejemplo, si añades una fecha en la tabla de festivos, el calendario puede identificarla como festiva y excluirla de la consideración de día laborable cuando el sistema seleccionado sea Días laborables.

Compara generación y disfrute

En Resumen, Días generados representa el resultado del cálculo para el período de cada empleado. Días solicitados recoge las solicitudes cuyo tipo es Vacaciones, mientras que Días aprobados solo cuenta las que tienen el estado Aprobada.

El campo Saldo pendiente se obtiene al comparar los días generados con los días aprobados. El porcentaje disfrutado relaciona ambas magnitudes y facilita una lectura rápida del avance.

Interpreta los estados

Estado del saldo puede mostrar PENDIENTE DE DISFRUTAR, SALDO AGOTADO o EXCESO. Si la validación del empleado no es correcta, el resultado muestra REVISAR para que compruebes antes los datos de origen.

En Inicio también puedes consultar los empleados activos, los días generados, los días aprobados, los días pendientes, las solicitudes pendientes y los posibles excesos.

Comprueba la validación del empleado

La columna Validación registro revisa que exista el nombre, que esté informada la fecha de alta, que la fecha de baja no sea anterior a la de alta y que el porcentaje de jornada esté entre los valores permitidos. El resultado OK no sustituye la revisión del contenido, pero REVISAR señala que falta corregir algún dato.

Revisa los avisos del resumen

La guía incluida en el libro identifica varios avisos concretos:

• REVISAR: faltan datos o no cumplen la comprobación del registro.
• SOLAPAMIENTO: existen períodos aprobados coincidentes.
• FUERA DE AÑO: una fecha queda fuera del año configurado.
• EMPLEADO NO ENCONTRADO: el ID de una solicitud no coincide con un empleado registrado.

Corrige primero el ID, las fechas, el tipo de ausencia y el estado. Así evitarás que una solicitud se relacione con la persona equivocada o que altere el saldo de forma inesperada.

Elige una frecuencia de revisión útil

La frecuencia depende del ritmo de altas, bajas y solicitudes de tu organización. Si se registran movimientos con frecuencia, revisa la hoja Gestión después de cada actualización; si no, puedes agrupar la revisión según tu rutina interna.

Personaliza solo los valores previstos

Puedes cambiar el nombre de la empresa, el año, los días anuales, el sistema de cómputo, el método de devengo, el redondeo, los festivos, los datos de empleados y los detalles de las solicitudes. Conserva las fórmulas, las columnas y la estructura preparada.

Conoce sus límites

Es una herramienta de apoyo para la gestión interna y no sustituye la revisión de las reglas que correspondan a cada caso. El propio libro indica que deben revisarse el convenio colectivo, el contrato de trabajo, el Estatuto de los Trabajadores y la asesoría laboral antes de aplicar los resultados.