Plantilla de Excel gratis para organizar cumpleaños del equipo (2026)

El uso principal empieza en la hoja Equipo y continúa con las consultas de las otras hojas.

1. Abre Equipo y completa Nombre y apellidos, Departamento / Equipo, Día, Mes y Mostrar en calendario en una fila preparada entre la 5 y la 40.
2. Elige un departamento de la lista disponible y selecciona Sí o No para indicar la visibilidad. Las celdas de ambas listas pueden quedar vacías, pero el estado señalará la falta de visibilidad.
3. Introduce el día con un número entre 1 y 31 y el mes con un número entre 1 y 12. La columna Fecha de cumpleaños (DD/MM) es opcional y no interviene en los cálculos.
4. Comprueba las columnas Días hasta el cumpleaños y Estado del registro. Estos resultados se calculan en las filas preparadas cuando están disponibles los datos necesarios.
5. Consulta Próximos cumpleaños para ver sus indicadores y el bloque enlazado con las filas 5 a 14 de Equipo; después revisa Resumen para los totales, el recuento por mes y los gráficos.

Antes de usar los resultados, revisa los datos de ejemplo incluidos en las filas 5 a 14: permanecen en los recuentos y gráficos hasta que los elimines o sustituyas.

Los datos que activan el cálculo

La proximidad del cumpleaños se calcula a partir de Nombre y apellidos, Día y Mes. Si falta cualquiera de esos tres datos, la celda de días hasta el cumpleaños queda vacía.

El campo Departamento / Equipo permite clasificar cada persona con uno de los diez valores predefinidos. Este dato no forma parte del cálculo de proximidad, pero queda asociado al registro y aparece en el bloque enlazado de Próximos cumpleaños.

El papel de la visibilidad

La columna Mostrar en calendario determina qué registros se consideran visibles. Para que una persona se incluya en los indicadores y recuentos de visibilidad, debe tener nombre y el valor Sí en esa columna.

Por ejemplo, una fila con nombre, día y mes puede calcular sus días restantes, pero si no tiene valor en visibilidad su estado será Falta visibilidad. Esa fila no se contará como cumpleaños visible.

Señales de fechas cercanas

En Equipo, el formato condicional distingue los cumpleaños que faltan entre 0 y 7 días y los que faltan entre 8 y 30 días. Esta señal visual se aplica a los valores no vacíos de la columna de días.

En Próximos cumpleaños, cada una de las diez filas enlazadas puede mostrar el aviso 🎂 ¡HOY!, Esta semana, Este mes o Más de 30 días según los días restantes de su fila de origen.

Lectura del resumen mensual

El recuento mensual incluye únicamente registros con nombre, con el mes correspondiente y con visibilidad marcada como Sí. El total situado al final suma esos doce recuentos mensuales.

El gráfico de columnas representa los cumpleaños por mes. El gráfico circular utiliza los datos de visibles y ocultas, por lo que permite comparar ambas cantidades sin confundirlas con el total mensual.

Día y mes dentro del rango no garantizan una fecha real

Las validaciones comprueban el día y el mes por separado: admiten días del 1 al 31 y meses del 1 al 12. No verifican que la combinación exista en el calendario.

Si una combinación provoca un error al construir la fecha, el cálculo de días hasta el cumpleaños queda vacío. Conviene revisar especialmente los meses con menos de 31 días antes de interpretar la proximidad.

Estados y registros repetidos

• Correcto indica que nombre, día, mes y visibilidad no están vacíos.
• Correcto no confirma que la visibilidad sea exactamente Sí o No.
• La plantilla no detecta nombres duplicados ni impide registrar dos veces a la misma persona.

También conviene prestar atención al 29 de febrero. En un año no bisiesto, la fórmula basada en DATE no devuelve literalmente el 28 de febrero para ese caso.

Una revisión acorde a los movimientos del equipo

La frecuencia de revisión depende de cuánto cambien los datos del equipo. Si se añaden o se modifican registros con frecuencia, revisa los estados y la visibilidad tras cada grupo de cambios; si apenas hay movimientos, una revisión periódica puede ser suficiente.

La fecha mostrada en Próximos cumpleaños se calcula con TODAY(), por lo que los días restantes se basan en la fecha actual al abrir o recalcular el libro.

Qué no hace el bloque de próximos cumpleaños

El listado contiene diez filas fijas enlazadas a Equipo!5:14. No ordena los registros por fecha ni incorpora automáticamente las filas 15 a 40, aunque esas filas sí pueden participar en los cálculos del resto del libro cuando tengan los datos necesarios.

Las Observaciones de Próximos cumpleaños sirven para escribir notas en sus celdas, pero no se trasladan a cálculos ni gráficos. Si necesitas un listado completo y ordenado de todos los registros, este bloque no cubre esa necesidad por sí solo.