Plantilla de Excel gratis para controlar el uso de salas de reuniones (2026)

Te explicamos el uso a partir del registro de cada solicitud y de la actualización de los datos reales cuando la reserva ya ha tenido lugar.

1. Abre Configuración y revisa los datos anotados para salas, departamentos, estados, equipamiento y parámetros de uso.
2. Ve a Reservas e introduce o revisa los datos de la reserva, incluidos departamento, sala, estado, asistentes previstos y equipamiento solicitado.
3. En las filas nuevas 16 a 35, completa también la fecha de solicitud, responsable, fecha de reserva, horas previstas y, cuando existan, las horas reales.
4. Si necesitas ID de reserva, duración prevista, duración real o control de conflicto en las filas 16 a 35, introdúcelos manualmente o copia las fórmulas preparadas en las filas de ejemplo.
5. En las filas 6 a 15, consulta la columna Control de conflicto y revisa especialmente cualquier resultado CONFLICTO.
6. En Panel de control, ajusta la fecha inicial, la fecha final y el filtro de sala para consultar los resultados basados en las filas 6 a 15.

Antes de interpretar el panel, comprueba que las reservas que quieres analizar estén dentro de las filas 6 a 15, ya que los registros posteriores no alimentan sus cálculos ni gráficos.

Datos que se mantienen en Configuración

La hoja Configuración reúne bloques para anotar salas, ubicación o planta, capacidad máxima, equipamiento disponible y la marca Activa. También contiene listas de departamentos, estados, equipamiento solicitado y varios parámetros de uso.

La capacidad admite valores enteros entre 1 y 500. La marca Activa ofrece las opciones Sí y No; cuando se indica No, la fila de esa sala se muestra en gris dentro de esta hoja.

Qué ocurre al cambiar una lista

Te recomendamos tener en cuenta que las listas de Configuración no están conectadas con los desplegables de Reservas ni con el selector de sala del panel. Por tanto, añadir una sala o un estado en Configuración no hace que aparezca automáticamente en esos controles.

Por ejemplo, puedes actualizar el texto de ubicación de una sala ya anotada en Configuración como referencia interna. Sin embargo, ese cambio no modifica los datos de las reservas existentes ni añade opciones nuevas al filtro del panel.

Lectura según el periodo seleccionado

El panel calcula las reservas registradas, las confirmadas, las canceladas, las no utilizadas y las pendientes entre la fecha inicial y final elegidas. El filtro de sala permite limitar esa lectura a una de las cinco salas incluidas o mantener la opción Todas.

Las horas previstas y los asistentes previstos se suman solo para reservas no canceladas. Esto evita que una reserva cancelada incremente esas dos magnitudes del periodo filtrado.

Resúmenes y gráficos fijos

El resumen por estado utiliza seis estados fijos y alimenta el gráfico de columnas Reservas por estado. El gráfico circular Reservas por sala presenta porcentajes a partir del resumen de cinco salas fijas.

El nivel de actividad de cada sala se expresa como Sin actividad con 0 reservas, Actividad baja con 1 a 3, Actividad media con 4 a 8 y Actividad alta con más de 8. Es una clasificación basada en el número de reservas del resumen, no en la capacidad ni en las horas reales.

Hora de inicio y hora de fin

La duración prevista solo se calcula en las filas 6 a 15 cuando existen hora de inicio y hora de fin y la segunda es posterior a la primera. Si el orden horario no es correcto, el resultado de duración queda vacío.

Nuestra plantilla indica esta norma de registro, pero no bloquea una hora de fin anterior o igual a la hora de inicio. Conviene revisar ambos campos antes de usar la duración como referencia.

Alcance del aviso de conflicto

Un resultado CONFLICTO aparece cuando otra fila de ejemplo tiene la misma sala y fecha, un intervalo horario solapado, un ID distinto y un estado diferente de Cancelada. Si faltan sala, fecha u horas previstas, el campo queda vacío.

• Un registro cancelado muestra NO APLICA en el control de conflicto.
• El aviso no impide guardar una reserva solapada.
• La comprobación compara exclusivamente las filas 6 a 15.

También conviene anotar con cuidado asistentes previstos y reales. Ambos campos aceptan números enteros entre 0 y 500, pero la plantilla no compara ese valor con la capacidad anotada para la sala.

Una revisión ajustada al ritmo de uso

La frecuencia de revisión depende de cuántos movimientos tenga la sala. Si se registran reservas con frecuencia, tiene sentido comprobar el estado y las horas reales tras cada uso; con menos movimientos, puedes agrupar esa revisión cuando actualices el registro.

En Excel Accesible hemos incluido en la hoja Instrucciones una leyenda visual: verde, amarillo, rojo y gris. En las filas de ejemplo, los estados Pendiente, Confirmada, Realizada, No utilizada y Cancelada disponen de colores condicionales para facilitar una lectura rápida.

Personalización que no amplía los cálculos

Puedes editar los valores informativos de Configuración, como nombres de salas, ubicaciones, capacidades, equipamiento disponible, departamentos, estados, equipamiento solicitado y parámetros. Conserva la estructura y las fórmulas preparadas si quieres mantener el comportamiento actual del libro.

Si necesitas que las filas posteriores a la 15 entren en los filtros, conflictos, indicadores, resúmenes o gráficos, nuestra plantilla no los incorpora de forma automática. En ese caso, conviene utilizar un sistema que cubra el volumen de registros y el alcance de análisis que necesites.