Plantilla de Excel gratis para gestionar inscripciones a cursos (2026)

Empieza por la hoja de instrucciones y prepara los datos siguiendo el orden del libro.

1. Abre INSTRUCCIONES, consulta la leyenda de colores y elimina los registros ficticios antes de utilizar el archivo con datos reales.
2. Completa en DATOS_CURSO la identificación, organización, fechas, horario, duración, ubicación, plazas máximas, precio y estado del curso.
3. Registra una persona por fila en INSCRIPCIONES, incluyendo fecha, nombre, apellidos, datos de contacto y provincia.
4. Selecciona el tipo y el estado de inscripción, la situación de la documentación, la forma de pago y el pago recibido en las listas preparadas de las filas 5 a 14.
5. Consulta RESUMEN para revisar los indicadores, las tablas por estado y pago, y los dos gráficos disponibles.

Antes de cerrar el archivo, revisa las celdas con colores de incidencia: el color ayuda a localizar valores concretos, pero no modifica ningún dato ni sustituye la comprobación de la información registrada.

Datos que condicionan el registro

La modalidad del curso se selecciona entre Presencial, Online o Mixta. También puedes indicar el estado del curso como Planificado, Inscripción abierta, Completo, En curso, Finalizado o Cancelado.

El número máximo de plazas admite valores enteros entre 1 y 10000, y el precio por alumno admite valores decimales entre 0 y 100000. Ambos campos pueden quedar vacíos según la configuración de validación.

Un ejemplo de cálculo de inscripción

En las filas de ejemplo, una inscripción de tipo Becada o Cortesía genera un importe a pagar de cero. Para los demás tipos, el importe toma el precio por alumno indicado en DATOS_CURSO, siempre que el campo Nombre no esté vacío.

Las fórmulas de número de inscripción, importe y año solo están preparadas entre las filas 5 y 14. Si añades registros fuera de ese tramo y necesitas esos datos, debes introducir manualmente el número de inscripción, el importe a pagar y el año del curso.

Cuando se amplían los registros fuera de ese tramo, también conviene disponer de una hoja de firmas para dejar constancia de cada asistencia en reuniones o sesiones de curso.

Lectura de plazas y registros

RESUMEN enlaza el nombre, las fechas y el estado del curso desde DATOS_CURSO. Sus indicadores muestran las plazas máximas, las inscripciones registradas, las confirmadas y las plazas disponibles.

Las plazas disponibles nunca bajan de cero en los cálculos. Sin embargo, el archivo no comprueba si el número de inscripciones confirmadas supera el máximo de plazas indicado.

Dos lecturas del pendiente de cobro

En DATOS_CURSO, el pendiente se obtiene al restar del importe previsto de las confirmadas los importes con pago marcado como Sí. En RESUMEN, el pendiente suma los importes con pago No y Parcial.

El pago Parcial se trata por el importe total en el pendiente de RESUMEN, porque la plantilla no registra cuánto se ha abonado parcialmente. Tenlo en cuenta al interpretar esa cifra.

Estados y pagos que requieren comprobación

Los colores de INSCRIPCIONES permiten localizar determinados valores. Confirmada aparece en verde; Cancelada y No admitida, en rojo; y Pendiente de pago o Pendiente de documentación, en ámbar.

• Un pago marcado como No se muestra en rojo.
• Un pago marcado como Sí o No aplica se muestra en verde.
• La documentación Pendiente o Revisar se incorpora al indicador de pendientes de documentación de RESUMEN.

Identificación sin controles automáticos

El campo DNI/NIE se incluye como dato de ejemplo, pero no cuenta con validación de formato ni control de duplicados. Si se repite o se escribe de forma incompleta, el archivo no lo detectará automáticamente.

Comprueba también que el nombre esté informado en cada registro, ya que el recuento de inscripciones registradas se basa en las celdas no vacías de la columna Nombre entre las filas 5 y 14.

Ese recuento se apoya en una revisión manual de cada fila, por lo que conviene tener a mano una lista de comprobación para verificar nombres, pagos y documentación antes de dar por válidos los registros.

Una revisión ajustada al ritmo de altas

La frecuencia de revisión depende del ritmo al que recibas inscripciones y cambios de pago o documentación. Si hay movimientos frecuentes, revisa los estados y los indicadores con mayor regularidad para que el resumen refleje las filas registradas.

El panel inmovilizado desde A5 facilita la lectura de la cabecera cuando recorres las inscripciones preparadas. La leyenda de INSTRUCCIONES ayuda a diferenciar celdas editables, cálculos automáticos, valores correctos e incidencias.

Hasta dónde llega esta plantilla

Los cálculos, las tablas y los gráficos solo consultan las filas 5 a 14. Las listas desplegables de INSCRIPCIONES tampoco se extienden a filas posteriores.

Las tablas y gráficos de RESUMEN trabajan con categorías fijas de estado y de pago. Si necesitas que nuevas filas o categorías se incorporen automáticamente a los resultados, esta estructura no cubre esa necesidad por sí sola.