Plantilla de Excel gratis para registrar visitas de mantenimiento (2026)

El uso parte del registro de cada intervención y termina con la revisión de los datos reunidos en las hojas de consulta.

1. Abre Instrucciones para revisar el uso de las hojas, los estados disponibles y las notas incluidas sobre datos, costes y conformidad.
2. En Registro de visitas, registra una visita por fila desde la 5 hasta la 64.
3. Completa las fechas, el cliente, la ubicación, el técnico, el tipo de mantenimiento, la prioridad, el estado y si requiere seguimiento. Usa las listas desplegables disponibles en los campos preparados.
4. Indica la hora de entrada y salida, además de los costes de mano de obra, desplazamiento y materiales, para que se calculen la duración y el coste total.
5. Consulta Resumen para revisar los indicadores, las tablas y los dos gráficos incluidos.
6. En Parte de visita, selecciona o escribe un ID en D4 para mostrar los datos de la primera visita que coincida exactamente con ese identificador.

Antes de cerrar el archivo, revisa las filas con fecha prevista ya superada, sin fecha de realización y con un estado distinto de Completada o Cancelada: se resaltan en rojo claro para facilitar su comprobación.

Una fila para cada intervención

La hoja Registro de visitas está preparada para anotar una actuación en cada fila, desde la fila 5 hasta la 64. Mantener una visita por fila permite que el resumen use el mismo conjunto de datos y que el parte encuentre una intervención mediante su ID.

Datos que forman el identificador

El ID Visita se calcula con el año de la fecha de realización. Si esa fecha está vacía, toma el año de la fecha prevista; después añade el número de fila menos 4.

Por ejemplo, si todavía no se ha realizado una visita pero su fecha prevista está informada, el ID utilizará el año de esa fecha prevista. Cuando no se indica ninguna de las dos fechas, no conviene asumir que el identificador represente un año concreto.

Listas preparadas en el registro

Los campos Cliente, Técnico responsable, Tipo de mantenimiento, Prioridad, Estado y Requiere seguimiento disponen de listas desplegables con mensaje de error en las filas habilitadas. Estas listas ayudan a introducir valores de las opciones predefinidas del libro.

Magnitudes acumuladas del registro

La hoja Resumen cuenta las visitas mediante los ID no vacíos y calcula el número de visitas completadas. También presenta el coste total acumulado, la duración total de intervenciones y las visitas marcadas con seguimiento.

El coste medio se calcula por visita completada y muestra 0 si se produce un error. Por tanto, este indicador debe leerse junto con el número de visitas completadas, no como un importe asociado a una visita concreta.

Estados, tipos y técnicos

El resumen incluye recuentos por una lista fija de siete estados y otra lista fija de nueve tipos de mantenimiento. El gráfico circular representa la distribución por estado, mientras que el gráfico de columnas muestra las visitas por tipo.

Además, hay una tabla para seis técnicos fijos que muestra el número de visitas y su coste total asociado. Estas tablas se basan exclusivamente en las filas 5 a 64 del registro.

Horas incompletas y duración vacía

La Duración solo se calcula cuando existen una hora de entrada y una hora de salida. Si falta una de las dos, la celda queda vacía, por lo que esa intervención no aportará una duración calculada al total mostrado en el resumen.

Costes sin introducir

El coste total queda vacío si los tres costes individuales están vacíos. Para reflejar el gasto de una visita, introduce los importes correspondientes en coste de mano de obra, coste de desplazamiento y coste de materiales; la validación admite decimales iguales o superiores a cero y permite dejar las celdas vacías.

Señales visuales que conviene distinguir

• Completada aparece en verde.
• Pendiente de cliente y Pendiente de material aparecen en amarillo.
• Cancelada aparece en gris.
• Crítica se marca en rojo con texto blanco y Alta en naranja.
• Requiere seguimiento con valor Sí se resalta en amarillo.

Estos colores ayudan a localizar valores registrados, pero no sustituyen la revisión de las fechas, horas y costes de cada fila.

Revisar según el ritmo de intervenciones

La frecuencia de revisión depende de cuántas visitas se registren. Si hay movimientos frecuentes, puedes consultar el resumen con mayor regularidad; si las visitas son puntuales, bastará con revisarlo cuando necesites comprobar el estado, los costes o el seguimiento acumulado.

Personalización sin alterar la estructura

Puedes introducir los datos propios de cada visita en los campos preparados y consultar el ID que necesites en el parte. Conserva las fórmulas, las columnas y la estructura de las hojas para mantener los cálculos, los indicadores y la consulta por ID.

Cuándo este archivo deja de cubrir el caso

La plantilla está limitada a 60 filas de registro y sus listas de cliente, técnico, tipo, prioridad, estado y seguimiento son predefinidas. Las categorías nuevas que no estén incluidas en las listas fijas tampoco se incorporan automáticamente a las tablas y gráficos de estado, tipo o técnico.