Registro de gastos de viaje de empresa en Excel gratis

Empieza en la hoja «Notas de frais» y añade una fila por cada justificante o gasto imputable al desplazamiento. Introduce el número de registro, la fecha en formato DD/MM/AAAA, el nombre del empleado, la ciudad de destino y el motivo, por ejemplo «Reunión cliente trimestral». Después selecciona una categoría como Transporte, Alojamiento o Comidas y escribe el importe sin IVA. Completa el porcentaje de IVA, el modo de pago y el estado de revisión.

Comprueba que el importe TTC coincide con la base más el impuesto. Por ejemplo, 100,00 € HT con un 10% de IVA deben reflejar 110,00 € TTC. Cuando administración haya comprobado el ticket y la relación con la actividad, cambia el estado a «Validado» y marca «Sí» en «Reembolsado» cuando el empleado haya recibido el dinero. Mantén el justificante asociado con el mismo número de registro; así, una nota de 05/01/2026 puede localizarse en segundos. Antes del cierre mensual, filtra por estado pendiente, revisa importes anómalos y exporta o comparte una copia protegida con la persona responsable.

Un registro de gastos de viaje de empresa en Excel funciona bien cuando cada fila representa una operación concreta y no una suma informal de varios tickets. En nuestra plantilla hemos separado 12 campos porque un gasto sin fecha, empleado, destino o motivo pierde buena parte de su valor de control. No es lo mismo anotar «viaje Madrid» por 350 € que registrar 145 € de transporte a Lyon el 05/01/2026 y 210 € de alojamiento en Burdeos el 12/01/2026.

Recomendamos introducir los datos al recibir el justificante, no esperar al último día del mes. Con 40 desplazamientos y una media de 4 tickets por viaje, una empresa puede acumular 160 líneas en pocas semanas; si se dejan para el cierre, aumentan las posibilidades de duplicar un hotel o confundir el medio de pago. El número correlativo ayuda a localizar el documento original y a resolver incidencias.

La clasificación por Transporte, Alojamiento, Repas u otras categorías también permite detectar patrones. Si una persona acumula 620 € en comidas durante un mes y otra solo 90 €, la diferencia merece una revisión de política interna, no una suposición. Excel ofrece filtros rápidos por empleado, ciudad, categoría y estado, por lo que administración puede trabajar con el mismo registro sin perder la trazabilidad del gasto.

Con ese mismo desglose por categorías, el siguiente paso es trasladar los importes al cuadro de pérdidas y ganancias para ver cómo afectan al resultado mensual.

El registro ayuda a preparar la revisión fiscal, pero no sustituye la factura o el ticket que acredita la operación. Para deducir el IVA soportado, la empresa debe conservar un documento válido y vincularlo a una actividad empresarial; el marco principal es la Ley 37/1992 del IVA, especialmente su artículo 95 sobre la afectación de bienes y servicios a la actividad y el artículo 97 sobre la justificación documental. En España, el tipo general de IVA es el 21%, aunque determinados servicios de hostelería y transporte pueden aplicar el 10% según su naturaleza.

Por eso hemos incluido «Monto HT», «TVA (%)» y «Monto TTC». Si un hotel factura 180,00 € HT al 10%, el total será 198,00 €; si un servicio aplica el 21%, 180,00 € se convierten en 217,80 €. Registrar solo el total impide comprobar qué parte corresponde a la base y cuál al impuesto. La plantilla permite comparar ambas cifras antes de trasladarlas a la contabilidad y, en su caso, a la liquidación del modelo 303.

También conviene distinguir una factura completa de un simple recibo y guardar el original durante el plazo de conservación aplicable a libros y justificantes tributarios. El Real Decreto 1619/2012 regula las obligaciones de facturación, incluidos los datos que debe contener una factura. Nuestra posición es clara: el Excel debe ser el índice ordenado de los justificantes, nunca el único justificante. Una fila de 62,50 € en comidas puede estar correctamente registrada y, aun así, necesitar el documento que pruebe quién facturó, cuándo y por qué importe.

La columna «Reembolsado» resuelve una incidencia muy habitual: un gasto validado no siempre significa que el empleado ya haya cobrado. En nuestra experiencia, conviene trabajar con dos momentos distintos. Primero se revisa si el desplazamiento estaba autorizado y si existe justificante; después se confirma el pago mediante transferencia, nómina o tarjeta de empresa. Así se evita pagar dos veces un hotel de 210 € o dejar pendiente una comida de 62,50 € que el trabajador adelantó.

La plantilla también permite documentar el motivo y la ciudad, dos datos especialmente útiles para aplicar la política interna de viajes. Una empresa puede establecer, por ejemplo, un límite de 45 € diarios para comidas y exigir autorización previa para alojamientos superiores a 150 € por noche. Si una persona registra tres comidas por 38 €, 42 € y 51 €, el sistema no decide automáticamente si procede el reembolso: proporciona la información para revisar la excepción con criterios uniformes.

En materia laboral y fiscal, las dietas y asignaciones por desplazamiento tienen reglas específicas en el artículo 9 del Reglamento del IRPF, aprobado por el Real Decreto 439/2007, con requisitos de desplazamiento, justificación y límites exentos. El Excel no calcula por sí solo la exención ni reemplaza la nómina; ayuda a conservar fecha, destino, motivo e importe para que la empresa pueda aplicar correctamente su política y reflejar los conceptos que correspondan. Un cierre mensual con 25 notas pendientes de reembolso ofrece una señal concreta para corregir el flujo de aprobación.

Ese cierre mensual encaja con una hoja de seguimiento de gastos para revisar cada nota pendiente de reembolso y dejar anotados importe, fecha y destino antes de su aprobación.

Un registro de gastos de viaje contiene datos personales: nombres de empleados, ciudades visitadas, fechas, hábitos de desplazamiento y, en ocasiones, información que aparece en los justificantes. Por ese motivo hemos diseñado la hoja para trabajar con los datos necesarios, evitando añadir DNI, números completos de tarjeta o información médica que no sea imprescindible. El tratamiento debe apoyarse en una base legitimadora del artículo 6 del Reglamento (UE) 2016/679, normalmente la ejecución de la relación laboral o el cumplimiento de obligaciones legales.

La empresa debe aplicar el principio de minimización del artículo 5.1.c del RGPD y definir quién puede abrir el archivo. No es buena práctica enviar por correo una copia abierta a toda la plantilla si solo administración necesita verla. Una medida sencilla consiste en guardar el libro en una ubicación con permisos, utilizar una contraseña robusta y compartir únicamente la versión necesaria. Si el archivo contiene 300 registros y cada uno incluye nombre, destino y fecha, una filtración no afecta solo a importes: también revela movimientos profesionales.

El registro debe encajar en el registro de actividades de tratamiento del artículo 30 RGPD, con responsables, finalidades, destinatarios y plazos de conservación documentados. Además, cualquier brecha que pueda suponer riesgo para las personas debe valorarse conforme al artículo 33, cuyo plazo de notificación a la autoridad de control es de 72 horas cuando proceda. Recomendamos mantener una copia mensual, por ejemplo el 31/01/2026, y eliminar versiones obsoletas de forma controlada. Excel aporta orden; la seguridad depende de cómo la empresa almacena, comparte y elimina el archivo.