Plantilla de gastos e ingresos en Excel gratis 2026

1. Guarda una copia del archivo. Abre el Excel y conserva el original para poder recuperar fórmulas si borras algo por error.
2. Sustituye los movimientos de ejemplo. En Ingresos y Gastos, borra el contenido de las filas con datos, no las hojas completas ni sus cabeceras. Empieza a escribir en la fila 4.
3. Anota cada cobro. Rellena fecha, categoría, descripción, importe y método de pago en Ingresos. Puedes usar Notas para identificar una factura o recordar un detalle.
4. Registra cada salida una sola vez. En Gastos, añade también subcategoría y la clasificación Necesario u Opcional. Escribe el importe como número; la celda ya muestra el símbolo del euro.
5. Selecciona tu periodo. En Resumen, escribe el año en B3 y el número del mes en D3: 1 es enero y 12 es diciembre. Los indicadores y el reparto por categorías cambian con esa selección.
6. Revisa el cierre. Contrasta los movimientos con tus recibos y extractos. La tabla anual toma las fechas del registro, por lo que no tienes que copiar los totales de un mes a otro.

Ingresos: registra lo que realmente has cobrado

La hoja Ingresos recoge fecha, categoría, descripción, importe, método de pago y notas. El desplegable distingue Salario, Freelance, Inversiones, Ventas, Comisiones, Bonos y Otros. Una descripción como «Diseño web, cliente abril» te ayudará más al revisar el archivo que escribir simplemente «Ingreso».

Para un control de dinero disponible, utiliza la fecha del cobro. Una factura emitida pero todavía sin pagar no equivale a dinero que ya tienes. Si deseas registrar previsiones, hazlo en una copia separada para no mezclarlas con tus movimientos reales.

Gastos: combina categoría y detalle

La categoría agrupa la salida y la subcategoría precisa su motivo. Por ejemplo, Servicios puede contener Luz o Internet; Alimentación, Supermercado o Restaurantes. La descripción conserva el detalle que necesitas para reconocer la compra.

La columna Necesario/Opcional es una valoración que eliges tú. Puedes usar el filtro del registro para revisar los gastos opcionales, pero el resumen no decide qué deberías recortar ni calcula un presupuesto recomendado.

Los indicadores de Resumen utilizan únicamente movimientos del mes y año seleccionados. Muestran ingresos, gastos y reservas, disponible y porcentaje de salidas sobre ingresos. Los totales situados al final de cada registro, en la fila 1002, tienen otra función: suman todo lo anotado en esa hoja, sin filtrar por mes.

El ahorro no es lo mismo que el consumo

La categoría Ahorro permite reservar dinero para un objetivo. La plantilla lo incluye entre las salidas para calcular cuánto queda disponible después de apartar esa cantidad. No significa que hayas consumido ese dinero ni que haya desaparecido de tu patrimonio.

En los ejemplos del archivo hay 5.200 € de ingresos y 2.225 € de salidas, incluidos 400 € destinados a un fondo de emergencia. El disponible es 2.975 €. Si quieres conocer solo el gasto de consumo del ejemplo, serían 1.825 €: esa cifra se obtiene separando la reserva del resto de salidas.

No vuelvas a registrar los mismos 400 € como otro gasto al moverlos a tu cuenta de ahorro. Una transferencia entre cuentas propias puede duplicar tus salidas si la anotas dos veces. Mantén el mismo criterio durante todo el año.

La tabla Comparación anual muestra enero a diciembre del año elegido en B3. Cada fila suma los movimientos fechados dentro de ese mes y calcula el disponible como ingresos menos salidas. Cambiar D3 afecta a los indicadores mensuales; la tabla anual sigue mostrando los doce meses.

Si añades un recibo de febrero mientras estás consultando enero, el indicador de enero no cambia. El importe aparecerá en febrero dentro de la comparación anual. Esta separación evita mezclar un pago del mes siguiente con el cierre que estás revisando.

Qué te dicen los gráficos

El gráfico circular muestra cómo se reparten las salidas del mes entre las diez categorías, incluido Ahorro. El gráfico de columnas compara ingresos y salidas a lo largo del año. Un mes vacío aparece a cero: no es una previsión de lo que vas a gastar.

Antes de interpretar una diferencia grande, comprueba si has introducido todos los movimientos de ambos meses. Comparar un mes completo con otro a medias puede dar una impresión equivocada aunque las fórmulas estén bien.

Reserva unos minutos cada semana para pasar los movimientos pendientes y revisar sus categorías. Puedes empezar por los recibos fijos y añadir después compras en efectivo y pequeños pagos que no siempre recuerdas al consultar el banco.

• Utiliza una descripción reconocible y evita repetir el mismo movimiento al revisar varios extractos.
• Comprueba que las fechas sean fechas de Excel, no texto pegado desde otra aplicación.
• Elige las categorías del desplegable para que coincidan con las del resumen.
• Escribe dentro de las filas 4 a 1000. Las filas posteriores no forman parte de los cálculos preparados.
• Al cerrar el mes, guarda una copia y comprueba los importes importantes contra sus justificantes.

Las fórmulas de Resumen están protegidas sin contraseña y las celdas de año y mes quedan disponibles. Para adaptar una fórmula puedes desproteger esa hoja desde el menú de revisión, pero hazlo sobre una copia. Los registros siguen siendo editables.

Este Excel resulta útil para un control personal o familiar y para separar cobros y pagos sencillos. No se conecta con tu banco, no importa movimientos automáticamente y no calcula IVA, retenciones ni declaraciones fiscales. Tampoco sustituye los libros obligatorios de una actividad profesional.

El archivo es un XLSX sin macros. Hemos comprobado su apertura y los cálculos en LibreOffice Calc. Si lo importas a Google Sheets u otra aplicación, revisa las listas, la protección y los gráficos antes de usarlo como archivo principal: la importación puede cambiar su comportamiento.