Plantilla de Excel gratis para seguir proyectos con Gantt (2026)

Empieza por identificar el proyecto y después completa las tareas con sus fechas, responsables, estados y costes. Las hojas relacionadas actualizarán sus cálculos a partir de esa información.

1. En Inicio, completa el nombre, el código, el cliente o área solicitante, el responsable, las fechas planificadas y el estado general del proyecto.
2. En Tareas, registra cada elemento con su ID, tipo, fase, descripción, responsable, prioridad y estado.
3. Introduce las fechas de inicio y fin planificadas y, cuando proceda, las fechas reales. Añade también el avance, la dependencia y los costes planificados y reales.
4. Revisa las columnas calculadas de duración planificada y duración real. Si faltan las fechas necesarias, esas celdas permanecen vacías.
5. Consulta Gantt para ver las tareas, sus estados, fechas, avances y días de retraso en una escala semanal de nueve semanas.
6. En Riesgos, registra la identificación, descripción, categoría, probabilidad, impacto, responsable, medidas, fechas y estado de cada riesgo.

Como revisión final, comprueba que los estados, las fechas reales y los porcentajes de avance de Tareas coinciden con la situación que quieres reflejar antes de interpretar los indicadores.

Define primero la ficha del proyecto

La hoja Inicio reúne la identificación básica del proyecto y sus fechas planificadas. El estado general dispone de una lista con las opciones No iniciada, En curso, Completada, Bloqueada y Cancelada.

El responsable del proyecto también se selecciona mediante una lista preparada. Así se mantiene un criterio uniforme al completar la información inicial.

Ordena las tareas antes de revisar el calendario

En Tareas, cada fila puede representar una fase, tarea, hito o subtarea. La fase y el tipo de elemento ayudan a organizar el registro antes de trasladar la información a la vista semanal.

Por ejemplo, puedes registrar un elemento como hito y asignarle sus fechas planificadas sin confundirlo con una tarea ordinaria. Las columnas de duración se calculan cuando completas las fechas que corresponden.

Estados y avance por fase

Inicio muestra el total de tareas y separa las que están no iniciadas, en curso, completadas, bloqueadas o canceladas. También presenta el avance medio de las fases disponibles, como Inicio, Análisis, Diseño, Desarrollo, Pruebas, Puesta en marcha y Cierre.

El avance medio por fase es un resultado agrupado de las tareas registradas en ella. No debe confundirse con el avance de una tarea concreta.

Plazos, retrasos y costes

La duración planificada se obtiene de las fechas planificadas y la duración real de las fechas reales. En Gantt, los días de retraso se calculan comparando la fecha de fin con la situación reflejada para cada tarea.

Inicio también suma el coste planificado y el coste real introducidos en Tareas. Los gráficos disponibles representan los totales por estado y el avance medio por fase.

Revisa las fechas relacionadas

Una tarea sin inicio o fin planificado no puede mostrar una duración planificada. Del mismo modo, la duración real necesita las fechas reales correspondientes.

• Comprueba que el fin no se haya introducido antes que el inicio.
• Verifica que las fechas reales correspondan a la tarea correcta.
• Revisa las tareas con avance registrado pero sin fechas suficientes.

Comprueba estados, avances y dependencias

El estado y el avance son datos independientes: una tarea marcada como completada debe revisarse junto con su porcentaje de avance y su fecha real. La dependencia debe utilizar el ID de otra tarea cuando exista una relación entre trabajos.

También conviene revisar los costes planificados y reales por separado. Un importe vacío no equivale a un coste real igual a cero.

Actualiza según el ritmo de trabajo

La frecuencia de revisión depende de cuántos cambios haya en las tareas, fechas, estados, avances y riesgos. Si el proyecto tiene movimientos frecuentes, conviene actualizar el registro con esa misma regularidad para que Gantt y los indicadores no queden desfasados.

Personaliza solo los valores preparados

Puedes sustituir los datos del proyecto, las tareas y los riesgos, y escoger valores de las listas disponibles. En Tareas, las listas incluyen tipos de elemento, responsables, prioridades y estados; en Riesgos, incluyen categorías, probabilidad, impacto, responsables y estados.

Conserva las fórmulas y la estructura preparada. La vista Gantt está diseñada para una escala visible de nueve semanas consecutivas, por lo que no debe tratarse como un calendario ilimitado.

Cuándo necesitas otra herramienta

Esta plantilla sirve para registrar y revisar la información incluida en sus cuatro hojas. Si necesitas funciones que no aparecen en el archivo, como automatizaciones, integraciones o una gestión distinta del calendario, tendrás que utilizar otra herramienta.