Registro de incidencias de taller en Excel

Empieza en Incidencias, entre las filas 3 y 102. Cada fila representa una incidencia distinta: asigna un ID único, la fecha del aviso, el equipo o zona, el tipo, una descripción, la persona responsable, la prioridad y el estado.

Describe lo observado de forma concreta: «fuga de aceite junto al cilindro de la prensa» resulta más útil para el seguimiento que «máquina mal». El campo de descripción recoge el aviso; las medidas y trabajos se documentan conforme al procedimiento del taller. La hoja no determina por sí sola la causa de una avería.

Los diez registros incluidos son ficticios. Sustitúyelos antes de analizar tus cifras y conserva el original como referencia. Los tipos preparados son avería mecánica, avería eléctrica, seguridad, calidad y mantenimiento preventivo. El panel y los desplegables comparten esas categorías.

Utiliza Abierta o En curso mientras quede trabajo pendiente. Para darla por Resuelta o Cerrada, cambia el estado y registra la fecha de resolución. Una fecha escrita sin cambiar el estado no cierra el aviso; el archivo señala esa contradicción para revisarla.

Una incidencia avisada el 8 de enero y resuelta el día 9 tiene un día transcurrido, aunque la reparación requiera 4,5 horas. Si se resuelve el mismo día, el plazo es cero días. No se calculan jornadas laborables, tiempos de parada ni plazos contractuales.

Deja horas y costes vacíos mientras sean desconocidos. Un cero significa que el valor real es cero y sí participa en las medias correspondientes. No utilices ceros provisionales para ocultar datos pendientes.

• ID duplicado: dos filas usan la misma referencia. Corrígelo; el aviso no elimina una de las filas ni evita por sí solo el doble recuento.
• Revisar fechas: falta la fecha de aviso, hay texto en lugar de una fecha válida o la resolución precede al aviso.
• Revisar cierre: el estado y la fecha de resolución no son coherentes.
• Revisar importes: las horas o el coste contienen texto o un valor negativo.

La columna M también identifica pendientes que superan el umbral de seguimiento configurado en Panel!D10. Con siete días, el aviso aparece al superar siete días, no al cumplirlos exactamente. Puedes ajustar ese valor a tu rutina de revisión.

Ese umbral es un recordatorio administrativo, no un plazo seguro para mantener un equipo averiado en uso. El INSST recomienda comunicar de inmediato los defectos detectados al responsable en su NTP 577 sobre revisiones y mantenimiento. Sigue el procedimiento del centro y utiliza la hoja para documentar el seguimiento.

El panel cuenta las filas que tienen ID y suma los costes registrados en ellas. Separa incidencias abiertas o en curso de resueltas o cerradas. Los gráficos agrupan los datos por tipo y prioridad; no aplican un filtro mensual.

La media de horas utiliza únicamente cierres coherentes con una duración numérica. La media de coste usa los importes numéricos informados, incluidos ceros reales. No divide automáticamente por todas las incidencias cuando todavía faltan costes.

En los ejemplos hay diez incidencias, siete resueltas o cerradas y tres abiertas o en curso. Los siete costes conocidos suman 1.450 €; las horas de esos cierres suman 21, con una media de 3 horas. Si cambias o borras ejemplos, esas cifras deben cambiar también.

Los avisos ayudan a revisar el registro, pero no sustituyen su depuración: los totales de costes no descartan automáticamente cada fila con un aviso. Corrige duplicados e importes antes de compartir un informe.

Las columnas L y M contienen fórmulas. Para nuevas incidencias utiliza las filas preparadas y conserva esas columnas. Superar cien registros requiere extender fórmulas, validaciones, filtro y rangos del panel; escribir debajo no garantiza que el dato se contabilice.

Guarda una copia periódica y acuerda una única versión vigente si intervienen varias personas. Este archivo no envía avisos, no registra un historial de cambios por usuario y no sustituye un sistema de mantenimiento con órdenes de trabajo. Para organizar revisiones programadas puedes usar también el registro de visitas de mantenimiento.