SUMAR.SI (SUMIF) en Excel explicado paso a paso

Sumar una columna entera es fácil, pero ¿y si solo quieres sumar los gastos de «Transporte», o las ventas de un vendedor concreto? Para eso está SUMAR.SI (en inglés, SUMIF): suma únicamente las celdas que cumplen una condición. Es una de las funciones más útiles del día a día y, una vez la entiendes, la usas en presupuestos, informes de ventas y cualquier hoja con categorías. En esta guía la explicamos con ejemplos claros.

SUMAR.SI es una de esas funciones que, en cuanto la aprendes, empiezas a usar en casi todas tus hojas. La razón es simple: la mayoría de los datos del mundo real vienen en listas con categorías —gastos por tipo, ventas por comercial, horas por proyecto— y casi siempre lo que quieres saber es el total de cada categoría. En lugar de filtrar a mano y sumar, dejas que la función lo haga sola, y el resultado se actualiza solo cuando añades datos nuevos.

Qué hace SUMAR.SI y cómo se escribe

SUMAR.SI recorre un rango, comprueba una condición y suma los valores que la cumplen. Su estructura es:

=SUMIF(rango_condición, criterio, rango_a_sumar)

• rango_condición: la columna donde Excel busca la condición (por ejemplo, las categorías).
• criterio: lo que tiene que cumplirse («Transporte», «>100», etc.).
• rango_a_sumar: la columna de los importes que quieres sumar.

Ejemplo con datos

Supón esta lista de gastos, con la categoría en la columna A y el importe en la B:

Para sumar todo lo gastado en transporte:

=SUMIF(A2:A6, "Transporte", B2:B6)

El resultado es 100 (50 + 30 + 20). Excel ha ignorado las filas de alimentación y ocio automáticamente.

Apunta a una celda en lugar de escribir el texto

En vez de escribir «Transporte» entre comillas, es más práctico poner las categorías en una columna aparte y que el criterio apunte a esa celda. Si «Transporte» está en D2:

=SUMIF(A2:A6, D2, B2:B6)

Así puedes arrastrar la fórmula hacia abajo para sumar cada categoría sin reescribir nada. Recuerda fijar los rangos con $ para que no se desplacen:

=SUMIF($A$2:$A$6, D2, $B$2:$B$6)

Criterios con operadores

El criterio no tiene por qué ser un texto exacto. Puedes usar operadores entre comillas:

• Mayores que 100: =SUMIF(B2:B6, ">100") (si no pones tercer argumento, suma el propio rango de condición).
• Distintos de un valor: =SUMIF(A2:A6, "<>Ocio", B2:B6) suma todo menos el ocio.
• Que empiezan por «Trans»: =SUMIF(A2:A6, "Trans*", B2:B6) usando el comodín asterisco.

Cuando hay más de una condición: SUMIFS

Si necesitas sumar cumpliendo dos o más condiciones a la vez (por ejemplo, transporte y del mes de junio), usa la hermana mayor: SUMIFS. Ojo, aquí el rango a sumar va el primero:

=SUMIFS(B2:B6, A2:A6, "Transporte", C2:C6, "Junio")

El orden cambia respecto a SUMIF: en SUMIFS primero va lo que sumas y luego los pares de rango-criterio. Es el despiste más común al pasar de una a otra.

Errores comunes con SUMAR.SI

• Rangos de distinto tamaño: el rango de condición y el de suma deben tener el mismo número de filas. Si uno va de la 2 a la 6 y el otro de la 2 a la 10, el resultado será incorrecto.
• Confundir el orden con SUMIFS: en SUMIF el rango a sumar va el tercero; en SUMIFS va el primero. Mezclarlos da resultados raros o errores.
• Espacios invisibles en el criterio: «Transporte » con un espacio al final no coincide con «Transporte». Limpia los datos con TRIM si la suma da menos de lo esperado.
• Importes guardados como texto: si los números están alineados a la izquierda, Excel los trata como texto y no los suma. Conviértelos a número.

Un cuadro resumen automático con SUMAR.SI

El uso más potente de esta función es montar un pequeño cuadro que resuma una lista larga por categorías sin esfuerzo. La idea es sencilla: en una zona aparte de la hoja, escribe en una columna los nombres de tus categorías y, al lado, una fórmula SUMIF que apunte a cada una. Con los rangos fijados con $, basta escribir la fórmula una vez y arrastrarla:

=SUMIF($A$2:$A$200, D2, $B$2:$B$200)

Donde D2, D3, D4… son tus categorías. En segundos tienes un resumen que se actualiza solo cada vez que añades movimientos a la lista principal, siempre que estén dentro del rango. Este patrón —lista de movimientos abajo, cuadro resumen arriba con SUMAR.SI— es la columna vertebral de la mayoría de presupuestos y hojas de control que verás por ahí.

SUMAR.SI frente a la tabla dinámica

Tanto SUMIF como las tablas dinámicas resumen datos por categorías, así que es normal preguntarse cuál usar. La regla práctica es esta: usa SUMAR.SI cuando quieres un resultado fijo y siempre visible —un cuadro resumen que forma parte de tu hoja, que se actualiza solo y que puedes enlazar a un gráfico o a otras fórmulas—. Usa una tabla dinámica cuando quieres explorar los datos, cambiar de agrupación sobre la marcha o cruzar varias dimensiones sin escribir fórmulas. Muchas hojas bien hechas combinan las dos: la tabla dinámica para investigar y SUMAR.SI para el panel de control definitivo. Saber cuándo usar cada una te ahorra mucho tiempo.

Promediar o contar también con condición

SUMAR.SI tiene dos primas que funcionan exactamente igual pero con otra operación, y conviene conocerlas porque amplían mucho lo que puedes hacer. AVERAGEIF calcula el promedio de las celdas que cumplen una condición; por ejemplo, el gasto medio en transporte. Y COUNTIF cuenta cuántas celdas cumplen la condición; por ejemplo, cuántas compras hiciste en una categoría. La sintaxis sigue el mismo patrón, así que si dominas SUMAR.SI ya sabes usar las tres.

Imagina que quieres el promedio de gasto en transporte: =AVERAGEIF(A2:A6, "Transporte", B2:B6) te lo da. Y para contar cuántos movimientos de transporte hay: =COUNTIF(A2:A6, "Transporte"). Combinando suma, promedio y recuento por categoría puedes montar un pequeño cuadro de mando muy completo —total gastado, gasto medio y número de operaciones— sin escribir una sola macro ni tocar una tabla dinámica. Son tres funciones sencillas que, juntas, resuelven la mayoría de los análisis del día a día.

Practica con una plantilla real

SUMAR.SI es la base de cualquier resumen por categorías. Pruébala sobre nuestra plantilla de control de gastos para sumar el total de cada partida, o sobre la plantilla de ventas para sumar lo vendido por cada comercial. Ambas son gratuitas y sin registro.

Preguntas frecuentes

¿SUMAR.SI y SUMIF son la misma función?

Sí. SUMAR.SI es el nombre en la versión española de Excel y SUMIF el nombre en inglés. Funcionan igual; en Google Sheets en inglés usas SUMIF.

¿Cuándo uso SUMIF y cuándo SUMIFS?

Usa SUMIF cuando tienes una sola condición y SUMIFS cuando necesitas que se cumplan dos o más a la vez. SUMIFS sirve también para una sola condición, así que si tienes dudas, puedes usarla siempre.

¿Puedo sumar por fechas con SUMAR.SI?

Sí. Puedes poner criterios como ">=01/06/2026" para sumar a partir de una fecha, o combinar dos condiciones con SUMIFS para sumar un rango de fechas concreto.

¿Por qué me suma de más o de menos?

Casi siempre es por rangos de distinto tamaño o por espacios y formatos de texto en los datos. Comprueba que los dos rangos abarcan exactamente las mismas filas y que los importes son números reales.