Plantilla de presupuesto de obras y reformas en Excel (gratis)

Empieza en la hoja «Presupuesto de Obra». Rellena la información del proyecto: cliente, dirección y la fecha (ya aparece en formato español). Define un presupuesto máximo; así sabrás si te pasas. Después, pasa por «Categorías» para nombrar tus capítulos (Demoliciones, Albañilería, Electricidad…). En «Catálogo Materiales» y «Mano de Obra», guarda tus precios habituales; así los reutilizas sin teclear de nuevo.

Vuelve al presupuesto y añade partidas: descripción, unidad (m², ml, ud…), medición y precio unitario. La plantilla calcula subtotales automáticamente y agrupa por capítulo. Abre «Resumen Ejecutivo» para ver los totales globales, el IVA aplicado y un gráfico claro para el cliente. Antes de enviar, revisa que el tipo de IVA sea el correcto (10% para ciertas reformas de vivienda, 21% en general) y exporta a PDF desde Excel. Consejo final: guarda una copia maestra y duplica para cada obra; así mantienes tu base de datos limpia.

Un presupuesto de obra sólido empieza por una estructura clara. En España trabajamos por capítulos (demoliciones, albañilería, instalaciones…) y cada capítulo se desglosa en partidas con su descripción, unidad (m², ml, ud, m³), medición y precio unitario. Este enfoque, habitual en constructoras y estudios de arquitectura, facilita que el cliente compare y que tú controles dónde está el coste. En nuestra plantilla de presupuesto obras y reformas en Excel gratis replicamos ese sistema: entras la medición, eliges unidad, aplicas tu precio y el subtotal aparece al instante. Sin fórmulas que se rompan ni formatos que bailen.

Otra buena práctica es separar materiales y mano de obra. Por eso añadimos «Catálogo Materiales» y «Mano de Obra»: defines tus tarifas, las reutilizas y mantienes consistencia. Si cambias una tarifa, lo notas en el total de inmediato, lo que te ayuda a decidir dónde ajustar margen sin regalar el trabajo.

No te olvides del IVA. En reformas, el IVA del 10% puede aplicar en viviendas si se cumplen condiciones (vivienda con más de dos años y que el coste de materiales no supere el 40% del total, entre otros). En el resto de casos, se aplica el 21%. Nuestra plantilla te deja reflejarlo con claridad en el resumen, para que no haya sustos al emitir la factura. Y un detalle práctico: incluimos el formato dd/mm/aaaa y el símbolo de euro con separador de miles, tal y como se usa en España.

Un presupuesto no es solo un documento comercial; es tu plan de obra. Por eso añadimos un campo de presupuesto máximo y un resumen que te avisa si te acercas o sobrepasas ese límite. Es una forma sencilla de anticipar desviaciones antes de presentarte al cliente. A nosotros nos ha salvado más de una negociación: si ves que te pasas, puedes ajustar partidas con impacto bajo en la percepción del cliente (acabados, pequeñas calidades) sin tocar lo crítico (estructura, instalaciones).

Recomendamos trabajar con una base de precios fiable. En España existen bancos de precios regionales y catálogos de fabricantes; aunque nuestra plantilla no depende de un formato BC3, puedes copiar descompuestos y referencias para mantener criterios homogéneos. Además, mantener tus tarifas de mano de obra en su hoja propia te ayuda a actualizar rápidamente ante cambios de convenio o subidas de costes.

Consejo práctico: aplica un pequeño colchón para imprevistos (entre el 5% y el 10% en reformas) y déjalo explicado en condiciones. No se trata de inflar, sino de cubrir riesgos reales: replanteos, sorpresas en tabiquería, instalaciones ocultas… Tu cliente agradecerá la transparencia y tú dormirás mejor.

En España, los aspectos fiscales y de protección de datos importan tanto como el número final. Respecto al IVA, como regla general es 21%. Puede ser 10% en reformas de viviendas cuando se cumplen requisitos específicos: que el destinatario sea persona física para su vivienda, que hayan pasado al menos dos años desde su construcción y que el coste de materiales aportados por quien ejecuta no supere el 40% del total. Si tienes dudas, consulta con tu asesor; nosotros dejamos el campo visible en el Resumen Ejecutivo para que lo ajustes con criterio.

Incluye siempre condiciones: plazos de validez del presupuesto (30 días es habitual), forma de pago (por hitos o certificaciones), no inclusión de licencias, gestión de residuos y posibles extras por trabajos no previstos. Añadimos un espacio para observaciones donde puedes reflejarlo con claridad.

En cuanto a datos personales, recuerda el RGPD y la LOPDGDD. Solo solicita los datos necesarios (nombre, dirección de obra, contacto) y usa la plantilla como instrumento para la ejecución de un contrato, base jurídica suficiente. Evita incorporar DNI o datos innecesarios y, si compartes el archivo, hazlo con contraseña. En la hoja «Instrucciones» te indicamos qué campos son sensibles y cómo proteger el libro desde Excel.

Hemos trabajado con empresas que usan Presto, Arquímedes o TCQ, y también con autónomos que viven en Excel. ¿Cuándo basta nuestra plantilla de presupuesto obras y reformas Excel gratis? Cuando tu flujo es ágil, los proyectos son de obra menor o reformas integrales con un control cercano y no necesitas certificación mensual compleja. Excel te da rapidez, control total y una presentación que el cliente entiende a la primera.

¿Cuándo dar el salto? Si necesitas importación BC3, certificaciones por fases, mediciones enlazadas a planos o coordinación con compras y obra en tiempo real, un software especializado te aportará procesos más robustos. Aun así, muchos equipos conservan Excel para la fase comercial, porque es más flexible a la hora de construir una oferta y hacer ajustes sobre la marcha.

Nuestra recomendación basada en experiencia: usa esta plantilla para captar, presupuestar y acordar alcance con el cliente. Cuando la obra arranque, si el volumen lo justifica, migra a tu herramienta de producción. Ganarás precisión sin perder la claridad con la que entraste en el proyecto.