Plantilla Excel de contabilidad para pequeña empresa (gratis)

Empieza por la pestaña Instrucciones: en dos minutos tendrás la foto general. Después, ve a Categorías y ajusta las que usamos por defecto a tu actividad (puedes añadir las tuyas: por ejemplo, Recargo de Equivalencia o Subcontratas). Guarda.

En Ingresos, introduce cada factura cobrada con fecha en formato español (dd/mm/aaaa), número de factura, cliente, base imponible y tipo de IVA. La plantilla calcula la cuota y el total. Si trabajas con retenciones (p. ej., eres profesional al 7% o 15%), anótalo en la columna de retenciones para que el neto quede limpio.

En Gastos, registra cada compra con la misma lógica: proveedor, categoría, base imponible, tipo de IVA y método de pago. Si un gasto es no deducible o exento, selecciónalo en el desplegable. El formato condicional te avisará si falta algún dato clave.

Ve a Resumen Mensual y revisa el mes: verás ingresos, gastos, resultado y posición de IVA. En Balance General tienes la foto acumulada por meses. ¿Trabajas por trimestres? Filtra por fecha y tendrás listo lo que tu asesor necesita para el 303 o el 130/131. Consejo práctico: concilia cada semana con tu extracto bancario y no dejes para el último día los tickets.

Cuando nos sentamos a diseñar esta plantilla, partimos de un objetivo muy concreto: que cualquier pequeño negocio en España pudiera registrar sus ingresos y gastos en minutos y, a la vez, obtener información fiable para decidir. El corazón son dos hojas: Ingresos y Gastos. Cada línea es un asiento sencillo, con fecha en formato dd/mm/aaaa, categoría, base imponible, tipo de IVA y total. Ni cuadros confusos ni columnas que no sirven: lo justo para no perder el foco.

La segunda clave es la clasificación. Sabemos que cada empresa es un mundo, pero hay patrones: alquiler, suministros, nóminas, marketing, tecnología. Por eso dejamos categorías base y un área para personalizarlas. Con las listas desplegables evitamos que "Suministros", "Suministro" y "Luz" convivan como tres gastos distintos. Parece menor, pero es la diferencia entre un análisis claro y una maraña.

La tercera pieza es el análisis. El Resumen Mensual te muestra ingresos, gastos y resultado, además de tu posición de IVA. Y si quieres una vista más estratégica, el Balance General (simplificado) acumula por meses y destaca tendencias con gráficos. Nosotros lo usamos para responder preguntas reales: ¿se ha disparado el gasto en marketing? ¿Qué mes se concentra la facturación? ¿Estoy financiando IVA sin darme cuenta? Con esta estructura, la contabilidad deja de ser un dolor y se convierte en una herramienta de gestión.

En España, los trimestres marcan el ritmo: modelo 303 para el IVA y 130/131 para pagos fraccionados. Nuestra plantilla separa base imponible, tipo de IVA (21%, 10%, 4% o exento) y cuota para que no se mezcle nada. ¿Trabajas con profesionales y sufres retenciones de IRPF (7% o 15%)? Puedes recogerlas en su columna y así el neto cobrado coincide con tu banco. Este detalle simplifica la conciliación y el resumen para el asesor.

Si operas con recargo de equivalencia, te recomendamos añadir una columna extra para el recargo (0,5%–5,2% según epígrafe), y mantenerlo separado del IVA deducible, ya que no compensa en el 303. Otro punto importante: gastos exentos o no deducibles. Los marcamos para que no sumen en el IVA soportado. Y si tienes prorrata, podrás calcularla filtrando por categorías afectadas.

Al cierre anual, el 390 pide coherencia entre trimestres. El Balance te ayuda a cuadrar bases y cuotas. ¿Modelo 347? Si tienes operaciones con terceros superiores a 3.005,06 €, filtra por proveedor/cliente y obtén el total anual. No pretendemos sustituir un ERP ni el SII de la AEAT, pero sí darte una base sólida, clara y exportable (CSV/Excel) para que tu asesor presente sin dolores de cabeza.

Hemos probado la plantilla con escenarios reales. En una tienda online con IVA al 21%, registrar ventas es directo: cada pedido reconciliado con su cobro, categorizado como "Ventas de productos". Los gastos en logística y pasarelas de pago van a su categoría, y el Resumen Mensual muestra el margen con claridad. El gráfico de barras detecta picos de devolución o campañas que funcionaron.

Para un estudio de diseño o consultoría, las retenciones son el quid. Anotas la base, el 21% de IVA y la retención al 7%/15%. El neto cobrado coincide con tu extracto, y en trimestres tienes las cifras listas para 303 y 130. Además, puedes separar suscripciones de software, marketing y subcontratas para ver dónde optimizar.

En hostelería o comercio físico, la mezcla de factura y ticket complica el IVA. Nuestra recomendación (y así lo preparamos): registrar ventas diarias por Z de caja, distinguir bases a 10% y 21% si aplica, y anotar gastos con su justificante. Si estás en recargo de equivalencia, basta con marcarlo y no mezclarlo con IVA deducible. En todos los casos, conciliamos semanalmente con el banco. Con ese hábito, el cierre trimestral se hace en una tarde, no a contrarreloj.

Lo que más problemas da no son los números, sino la disciplina. Nuestro consejo: fija un día y hora de contabilidad a la semana. Abre la plantilla, importa el CSV del banco (Power Query es tu aliado) y cruza pagos con tus líneas de Ingresos/Gastos. Si una operación no te encaja, crea una categoría temporal "A revisar" y no te atasques. El formato condicional de la plantilla resaltará celdas críticas sin completar.

Usa nombres claros en categorías y evita duplicados. Si trabajas en equipo, mantén protegidas las celdas de fórmulas y deja editables solo las de entrada. Guarda el archivo en OneDrive/Google Drive para tener versionado. En fechas, siempre dd/mm/aaaa para no romper los resúmenes. Y cuidado con los decimales: configura dos decimales y separador de coma, estándar en España.

Sobre normativa: no introduzcas datos personales innecesarios. Con RGPD y LOPDGDD, intenta usar solo nombre comercial y NIF, y elimina datos sensibles. Si operas en País Vasco con TicketBAI o estás en SII de la AEAT, esta plantilla es un apoyo de gestión, pero la obligación de envío sigue en tu software homologado. Finalmente, acuerda con tu asesor un exportable: suele funcionar un CSV por trimestre con columnas fecha, número, base, IVA, cuota y total. Nosotros ya lo hemos previsto para que sea coser y cantar.